Introducción:

La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se Trata esta clase de información.

Asimismo, la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a la información, de manera tal que reciba información veraz e imparcial.

Herb Natural Solutions S.A.S está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por esta razón, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente.

• Objeto:

En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía Herb Natural Solutions S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, las cuales establecen y describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el manejo adecuado y conforme a derecho, de los datos personales tratados por la compañía, los cuales se encuentran en sus bases de datos, esto, con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data.

• Definiciones:

Para los efectos de la siguiente Política de Tratamiento y conforme se establece en la normativa que regula la materia, se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que lo desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

• Datos del responsable del tratamiento:

Herb Natural Solutions SAS es responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos físicas o digitales.

Razón social: HERB NATURAL SOLUTIONS SAS

NIT: 901.259.032-7

Dirección: Carrera 19ª No. 118 a – 34 Bogotá – Colombia

Correo Electrónico: herbnaturalsolutions@gmail.com  

Teléfono: 312 542 0741

Página web: www.maliv.co

Es importante tener presente que toda área, colaborador, empleado, proveedor y/o contratista de HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S., que por sus funciones esté encargado del tratamiento de las bases de datos que contengan información personal, debe cumplir con lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento.

• Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales:

La información contenida en las bases de datos de HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S., es sometida a distintas formas de tratamiento requeridas para el desarrollo del objeto social de la compañía tales como: recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, corrección, uso, organización, almacenamiento, circulación o supresión, todo lo anterior en cumplimiento de las finalidades establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

La información referenciada, podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, empleados, afiliados, y/o compañías filiales, subsidiarias o vinculadas, única y exclusivamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

También podrá ser transmitida o transferida a los titulares, sus causahabientes y representantes legales. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y privacidad de la información autorizada para tratar. A su vez, en cumplimiento de deberes legales, HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

• Finalidades del tratamiento de los Datos Personales:

La información que reposa en las bases de datos de HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S., tiene como finalidad permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, y permitir el adecuado cumplimiento de los deberes que la ley le impone, principalmente en materia contable, fiscal, administrativa, operativa, societaria, formativa, laboral, contractual, comercial y de mercadeo, etc.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S., suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad y el propósito para el cual fueron recaudados.

En lo relativo a la grabación de vídeos y toma fotográfica estos son con fines exclusivamente educativos, de seguridad y/o publicitarios para promoción de los demás eventos.

• Autorización para el tratamiento de los Datos Personales:

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
3. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
4. La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía.

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.

En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

• Derechos de los titulares:

1. Conforme se expone en el art. 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
4. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Deberes del responsable del tratamiento:

Según el artículo 17 de la Ley 1567 de 2012, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Deberes del encargado­­­ del tratamiento:

Según el artículo 18 de la Ley 1567 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Procedimiento para la presentación y respuesta de consultas y reclamos:
2. Consultas:

Los titulares, causahabientes y representantes de los datos personales que conforman las bases de datos de HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S podrán consultarlos. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos:

Cuando se trata de reclamos estos deben ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, los cuales deberán contener como mínimo lo siguiente: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentos que sirva de pruebas.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Persona o área responsable:

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S.

Dependencia: Quejas y reclamos

Dirección: Carrera 19ª No 118-34

Correo electrónico: herbnaturalsolutions@gmail.com

Celular: 312 542 0741

1. Vigencia y actualización de la política

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del quince (01) de octubre de 2021.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de HERB NATURAL SOLUTIONS SAS, no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

• El sitio web www.homecenter.co
• Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de medios verbales, escritos o medios digitales expuestos en cada tienda.

Las comunicaciones se enviarán antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

AUTORIZACION TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HERB NATURAL SOLUTIONS S.A.S

En los términos de la Ley 1581 de 2012 manifiesto expresamente que autorizo, de manera libre, previa, voluntaria e informada a la compañía a realizar el tratamiento de los datos suministrados por mí, para que en desarrollo de sus funciones propias como compañía productora y comercializadora de productos, pueda recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, intercambiar, compilar, dar tratamiento y/o transferir a terceros y disponer de los datos de acuerdo a las finalidades y el procedimiento establecidos por la Política de Tratamiento de Datos Personales de compañía publicada en la página web www.maliv.co

DERECHOS DEL TITULAR

Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por Herb Natural Solutions SAS para la atención al público, la línea de atención 312 542 0741 y el correo electrónico herbnaturalsolutions@gmail.com, para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización.